Может ли предприятие отнести к статье расходов затраты на авиабилеты и гостиницы, приобретённые для командированных сотрудников через Интернет

Бронирование авиабилетов и гостиничных номеров через Интернет – удобный и быстрый способ заказа подобных услуг. На просторах Глобальной сети можно сравнить все имеющиеся на рынке предложения и выбрать наиболее подходящее как по цене, так и по уровню предлагаемого сервиса. Кроме того, подобный способ заказа нередко становится и гарантией более адекватной стоимости услуги, что важно как для частных лиц, так и для предпринимателей.

Единственная проблема, с которой сталкиваются компании и промышленные предприятия при бронировании гостиниц и билетов на транспорт через Интернет – это правильное подтверждение получения услуги с точки зрения налогового учёта. Дело в том, что оформление on-line заказа несколько отличается от обычного отражения в документации трансферта и проживания командированных сотрудников. Соответственно, у налоговых органов нередко возникают претензии по этому вопросу, за которыми следует отказ на вычет подобных затрат из базы налога на прибыль.

Документальное подтверждение расходов на электронный авиа или жд билет

Согласно разъяснениям Федеральной налоговой службы и Министерства финансов РФ (Письмо ФНС РФ № АС-4-2/17308 от 12.10.2012 и Письмо Минфина РФ № 03−03−07/35554 от 29.08.13 г.) для подтверждения расходов предприятия на покупку электронного билета для командированного сотрудника необходимо предоставить в налоговую следующие документы:

• подтверждение расходов на электронный авиабилет:

  • маршрут/квитанция, сформированная автоматизированной информационной системой продавца услуги, полученная по каналам сети Интернет и распечатанная на бумажном носителе (в документе должна быть указана стоимость приобретаемой услуги, а также номер рейса, время и дата вылета и прочие данные);

  • посадочный талон (в документе должны быть указаны ФИО получателя услуги, номер рейса, дата и время вылета, совпадающие с данными, указанными в электронном билете);

• подтверждение расходов на электронный ж/д билет:

  • контрольный купон электронного билета, сформированный информационной системой, полученный по сети Интернет и распечатанный на бумажном носителе (в документе должны содержаться такие данные как ФИО получателя услуги, дата и время отправления поезда, маршрут следования, информация об оплате, способ оплаты билета, а также штрих-код документа).

По заверению ведомств, никакие иные подтверждающие документы для включения данных затрат в статью расходов предприятия предъявлять налоговым органам не требуется, поскольку и маршрут/квитанция, и посадочный талон, и контрольный купон электронного ж/д билета являются документами строгой отчётности и оплата по ним может осуществляться без применения контрольно-кассовых аппаратов.

Документальное подтверждение расходов на бронирование и оплату гостиничного номера

В отличие от электронных билетов, подтвердить расходы на заказанный через Интернет номер в отеле значительно сложнее. Ни Федеральная налоговая служба, ни Министерство финансов, ни другие заинтересованные ведомства ещё не издавали нормативных документов по этому вопросу. Это значит, что руководствоваться в этом случае лучше всего предписанными законодательством нормами и правилами, которые действуют независимо от того, через Интернет заказывался номер или нет.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при оформлении командировок расходы на гостиничный номер, а также расходы на бронирование, являющиеся ни чем иным как дополнительными услугами, оказываемыми в отеле, могут быть отнесены в раздел «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией». То есть на сумму таких расходов предприятие имеет право уменьшить базу налога на прибыль.

Также в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса сказано, что данные расходы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены. Причём в качестве подтверждения могут выступать документы, оформленные либо в соответствии с законодательством РФ, либо в соответствии с законодательством государства, на территории которого находится отель, либо документы, косвенно подтверждающие расходы, то есть таможенные декларации, отчёты и проездные документы, которые, увы, к оплате номера в гостинице не имеют никакого отношения.

Министерство финансов РФ определило требуемые для подтверждения расходов документы более точно. По мнению ведомства, расходы на найм жилого помещения для командированного сотрудника должен подтверждать акт выполненных работ (оказанных услуг) и документ, подтверждающий оплату данных услуг (Письмо Минфина № 03-03-04/2/58 от 15.09.2005 г.). Что касается брони, то расходы на эту услугу также должны подтверждаться соответствующим актом, либо пунктом в общем акте о выполненных работах.

Стоит напомнить, что акт выполненных работ – это первичный учётный документ. То есть он должен содержать все установленные статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ реквизиты и подписи руководителей (доверенных лиц) обеих сторон. В связи с этим, рекомендуется заранее оформить на командированного сотрудника доверенность, позволяющую ему подписывать документы об оказании услуг отеля.