Можно ли дистанционного сотрудника отправить в командировку?

В 2013 году в трудовое законодательство России был введен новый вид взаимоотношений между работодателями и работником – дистанционный труд (глава 49.1 ТК РФ). Согласно статье 312.1 Трудового кодекса теперь работодатели имеют право заключать трудовые договора с сотрудниками, выполняющими свои рабочие обязанности вне места расположения компании и взаимодействующими со своим работодателем исключительно посредством дистанционных средств коммуникации.

Казалось бы, в этой ситуации работник сам определяет, где именно он будет работать – дома, в кафе, а может быть, вообще уютно устроившись в каком-нибудь курортном местечке. Так какое же отношение к дистанционным работникам имеют командировки – служебные поездки, оплачиваемые за счёт работодателя?

В каких ситуациях на дистанционного работника должна быть оформлена командировка

На самом деле необходимость в официально оформленных служебных поездках дистанционных сотрудников возникает достаточно часто. Например, сотрудник может быть вызван в головной офис, расположенный в другом городе, или в силу своих должностных обязанностей работнику необходимо часто выезжать на удалённые объекты. Кто должен оплачивать расходы дистанционных сотрудников в таких ситуациях?

Минфин отвечает на этот вопрос однозначно – если сотрудник вынужден отправиться в поездку по распоряжению работодателя, то должна быть официально оформлена командировка, а все понесённые расходы (в рамках законодательства) должны быть возмещены (Письмо Минфина № 03-03-06/1/31945 от 8.08.2013 г.).

Действительно, по законодательству на дистанционных работников распространяются все требования Трудового кодекса (ст. 312.1 ТК), а значит и положения статьи 166, в которой сказано, что служебной командировкой считается поездка на определённый срок, совершающаяся по распоряжению работодателя в места удалённые от постоянного места работы.

Понятно, что для дистанционного работника постоянным местом работы является его фактическое местонахождение, то есть выезд в другой город или другую местность по требованию работодателя (а не по его собственному желанию) является ни чем иным как командировкой. В том числе и поездка в головной офис, если они совершается по распоряжению руководства.

В связи с этим, дистанционному сотруднику предоставляются все предусмотренные Трудовым законодательством гарантии по возмещению расходов, связанных со служебной поездкой. То есть работодатель берёт на себя расходы на поездку к месту назначения и обратно, расходы на жильё, выплачивает сотруднику суточные, а также возмещает все иные расходы, которые работник понёс (с ведома работодателя) в ходе выполнения служебного задания (ст. 167 ТК РФ).

Как оформляется командировка дистанционного сотрудника

Документальное оформление служебной командировки практически идентично оформлению командировок для обычных штатных сотрудников. То есть делается это в соответствии с положениями Постановления Правительства РФ № 749, утверждённого 13 октября 2008 г. Заметим, что данное Постановление действует как в отношении служебных поездок внутри страны, так и в отношении зарубежных командировок.

Так, работодатель обязан издать специальный Приказ или Распоряжение о направлении дистанционного работника в служебную поездку. В Приказе необходимо указать место назначения, срок, на который работник отправляется в командировку, даты отъезда и приезда сотрудника, цель командировки, источник финансирования и прочие данные. Свою подпись под этим документом должен поставить и работодатель, и работник (п. 3 Постановления Правительства РФ № 749).

Также должно быть оформлено «Служебное задание» для командированного сотрудника (п. 6 Постановления Правительства РФ № 749). Здесь работодатель прописывает цель командировки, а работник по возвращении из поездки предоставляет краткий отчёт о проделанной работе.

Кроме того, если поездка планируется в пределах Российской Федерации, то на основании Приказа работнику должно быть выдано «Командировочное удостоверение» (п. 6 Постановления Правительства РФ № 749). В этом документе помимо основных сведений, прописанных в Приказе, указывается дата отбытия командированного сотрудника с основного места работы, дата прибытия в пункт назначения, дата выезда из пункта назначения после выполнения задания и дата возвращения работника из поездки.

В течение трёх дней после возвращения из командировки дистанционный работник, также как и обычные штатные сотрудники обязан предоставить руководству авансовый отчёт, в котором указываются все полученные и все израсходованные в ходе командировки подотчётные суммы (п. 26 Постановления Правительства РФ № 749).

Стоит отметить, несмотря на то, что в 2013 году было официально отменено требование законодательства об обязательном использовании унифицированных форм первичных документов, Министерство труда и социальной защиты РФ настаивает на их применении в отношении оформления служебных командировок (Письмо Минтруда № 14-2-291 от 14.08.2013 г.).

Поэтому для оформления перечисленных выше документов рекомендуется использовать бланки Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а, утверждённые Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. и бланк АО-1, утверждённый Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г.

Единственный нюанс, который отличает оформление командировки дистанционного сотрудника от обычной служебной поездки – это обмен документами. Согласно статье 312.1 Трудового кодекса, сделать это можно либо посредством обычного почтового отправления, либо путём электронной почты через Интернет, но тогда документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Налогообложение командировочных выплат и расходов, связанных со служебными командировками дистанционных работников

Все денежные средства, которые дистанционный сотрудник получает в качестве возмещения командировочных расходов, не считаются доходом данного работника и не облагаются налогом на доходы физических лиц (пункт 3 статьи 217 НК РФ). Причём данное положение Налогового кодекса в отношении дистанционных работников подтверждается Письмом Минфина № 03-03-06/1/30978 от 01.08.2013 г.

Что касается налогообложения предприятия, отправившего дистанционного сотрудника в командировку, то так же как и со штатными сотрудниками все документально подтверждённые расходы на служебную поездку могут быть отнесены в состав прочих расходов и вычтены из базы налога на прибыль компании (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).