Как вернуть подотчётные средства

Выдача работникам предприятия финансовых средств «под отчёт» - это широко распространённая практика в России. Деньги выдаются сотрудникам для покрытия командировочных расходов, для приобретения тех или иных товаров, необходимых для обеспечения работы предприятия, для заказа услуг у сторонних организаций и т.д. Это действительно удобная форма организации данной сферы рабочего процесса – у работника появляется возможность выбора, а предприятие не затрачивает время и силы на «мелочи».

Впрочем, не стоит забывать и о контроле за выданными «под отчёт» средствами. Согласно требованиям пункта 4.4 Положения № 373-П, утверждённого Банком России 12.10.2011 г., процедура выдачи подотчётных денег должна включать в себя следующие этапы:

• Подача заявления подотчётного лица на выдачу средств. В данном заявлении, написанном в произвольной форме, должны быть указаны: сумма, дата выдачи средств, срок, на которую эта сумма выдаётся и подпись руководителя. Руководитель может установить срок расходования подотчётных средств исходя из внутренних нормативных актов компании, поскольку законодательно этот срок ничем не ограничен.

• Оформление расходного кассового ордера по форме 0310002. В ордере отражаются все указанные в заявлении данные.

• Приобретение товаров и услуг на выделенные подотчётные средства. Все покупки должны совершаться в указанные в расходно-кассовом ордере сроки и обязательно подтверждаться соответствующими документами (кассовыми и товарными чеками, билетами, проездными документами и т.д.).

• Отчёт главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю компании) о потраченных суммах. Для этого работник должен в течение трёх рабочих дней после окончания установленного на расходование средств срока (либо после выхода сотрудника на работу) предоставить авансовый отчёт с предъявлением подтверждающих документов.

• Возврат неизрасходованных сумм в кассу предприятия. Сроки и порядок возврата неизрасходованных сумм в кассу устанавливаются внутренними нормативными актами предприятия.

А что делать, если процедура нарушена? Если подотчётная сумма или отчёт о её расходовании сданы не вовремя, либо не сданы вовсе? Установлены ли какие-либо санкции по отношению к самому работнику, к предприятию или руководителю предприятия? Рассмотрим ответы на эти вопросы подробнее.

Если выданные средства израсходованы, но авансовый отчёт сдан не вовремя

Как отмечено выше, авансовый отчёт о расходовании выданных средств сотрудник обязан сдать в бухгалтерию в течение 3 дней после окончания срока, на который выдавалась сумма, либо в течение 3 дней после выхода сотрудника на рабочее место. В случае нарушения установленных сроков, проверяющие органы могут привлечь бухгалтера предприятия к ответственности за несвоевременное отражение расходов в учёте.

Поэтому в случае, если выданная сумма была израсходована, подтверждающие документы имеются, но работник опоздал со сдачей авансового отчёта, то бухгалтер обязан потребовать с работника объяснительную записку. В данной записке необходимо указать, по какой причине произошла задержка, каковы сроки задержки и кто явился виновником несвоевременно сданного авансового отчёта.

Если подотчётные суммы израсходованы не полностью (не израсходованы) и остаток не сдан в кассу предприятия

В этом случае у работодателя имеется три варианта разрешения ситуации: вычесть недостающую сумму из зарплаты, обратиться в суд с иском о возмещении ущерба или «простить» сотруднику образовавшуюся задолженность.

При выборе первого варианта – вычесть из зарплаты, работодатель обязан в течение месяца со дня окончания срока расходования подотчётных средств принять Решение об удержании средств, а затем произвести соответствующий расчёт. Стоит отметить, что сумма удержания должна полностью удовлетворять требованиям статьи 138 Трудового кодекса РФ, а именно размер выплаты не должен превышать 20% от заработной платы. Если задолженность работника превышает эту планку, то возврат средств должен проводиться в течение нескольких месяцев.

Если по той или иной причине сотрудник не возвращает подотчётные средства в добровольном порядке (не согласен с размером возврата, не имеет доходов и т.д.), то организация имеет право обратиться с соответствующим иском в судебные органы. В этом случае, возмещение финансовых средств предприятия будет возможно только после принятия судебного решения и в соответствии с вынесенным постановлением.

Третий вариант решения проблемы – оставить остаток сотруднику, также регулярно встречается в хозяйственной деятельности. В этом случае, сумма невозвращённого остатка признаётся доходом физического лица. То есть предприятие, являющееся налоговым агентом своего сотрудника, обязано удержать с этой суммы подоходный налог 13% и перечислить его в ФНС.

Сделать это необходимо в установленные нормативными актами сроки, поскольку в противном случае привлечь к ответственности могут уже саму компанию, как налогового агента, несвоевременно перечислившего НДФЛ.