Нужно ли компенсировать сотруднику использование на работе его собственного имущества и как это сделать

Наверняка многие наблюдали ситуацию, когда сотрудники предприятия для выполнения своих профессиональных обязанностей использовали компьютеры, личные автомобили, сотовые телефоны, а также какие-либо инструменты или технические устройства: швейные машины, бензопилы и т.д. Действительно, иногда сотруднику легче использовать личное имущество, чем пытаться выполнить свои профессиональные обязанности на «допотопном» компьютере или пользуясь исключительно общественным транспортом, пусть и с компенсацией затрат на проезд.

Предприятие при таком раскладе так же остаётся в выигрыше. С одной стороны сотрудники компании обеспечены необходимыми рабочими инструментами. С другой - отпадает необходимость нести дополнительные затраты на покупку оборудования и служебного транспорта, а также на его обслуживание, хранение, ремонт и утилизацию. Но вот вопрос, должна ли организация компенсировать своему сотруднику использование его собственного имущества или это личное дело самого сотрудника: хочет – пусть использует на свой страх и риск, а не хочет – пусть пользуется «казённой лопатой»?

Трудовой кодекс этот вопрос разъясняет в статье 188: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

Это значит, что компенсации работнику положены только в том случае, если работодатель знает об использовании имущества сотрудника, одобряет это и готов письменно зафиксировать своё согласие на использование автомобиля, компьютера или швейной машинки, а также на выплату компенсации в заранее оговоренном размере. Причём, при согласии руководителя компенсация может выплачиваться не только за необходимые расходные материалы (горючее, картриджи, оплату услуг мобильного оператора и т.п.), но и за износ данного оборудования.

Письменная фиксация согласия руководителя на выплату компенсации происходит путем включения соответствующего пункта в трудовой договор, либо через подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. В документе необходимо указать: какой вид имущества будет использовать сотрудник, каким документом подтверждаются права сотрудника на это имущество, как и в каком порядке это имущество будет использоваться, каковы размеры компенсации и периодичность её выплаты, а также планируемый срок использования данного имущества.

Наличие такого пункта в трудовом договоре позволяет компании документально подтвердить расходы на выплату компенсации, и на законных основаниях вывести их из налогооблагаемой базы, отнеся в раздел «Прочие расходы» (ст. 252 НК РФ). Кроме того, данная сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для подробного разъяснение этого вопроса Минфин РФ 11 апреля 2013 даже выпустил специальное Информационное письмо № 03-04-06/11996.

Размер компенсации (за использование любого имущества кроме автомобиля) и порядок её выплаты определяется по соглашению работодателя и сотрудника. Обычно компенсация выплачивается ежемесячно вместе с заработной платой. Размер выплат - это либо фиксированная сумма, устраивающая обе стороны, либо сумма, рассчитанная по формуле на основе стоимости амортизации оборудования.

Что касается использования личного автотранспорта, то Правительство РФ выпустило по этому поводу Постановление № 92 от 8.02.2002 г. Согласно Постановлению, в настоящий момент такая компенсация составляет: за использование мотоцикла - 600 руб./мес., а за использование автомобиля – от 1 200 до 1 500 рублей в зависимости от объема его двигателя. Причём, в эту сумму включены расходы и на амортизацию ТС, и на ГСМ, и на ремонт. Конечно, при желании работодатель может увеличить сумму компенсации за использование на работе личного транспорта, но вот включить в статью расходов он сможет только ту сумму, которая указана в Постановлении.

И ещё один важный нюанс – на выплату компенсации имеют право в том числе и те сотрудники, которые работают удалённо. Например, бухгалтеры, выполняющие свои трудовые обязанности при использовании личного компьютера или швеи, работающие на дому.

Как наиболее оптимально обеспечить своих сотрудников всеми необходимыми для работы инструментами - мобильными телефонами, компьютерами и прочими офисными атрибутами и просчитать карту затрат для максимальной экономии своих финансов, Вы сможете в бухгалтерской фирме "Омега".