Сколько хранить документы?

Сколько лет хранить документацию? Надо ли хранить первичку, если в компании уже прошла проверка и все документы были проверены уполномоченной комиссией? Надо ли восстанавливать утраченные бумаги, если им уже несколько лет, да и все проверки они прошли? Вопросов по этому поводу много, а вот с однозначным ответом на них нередко бывают затруднения.

Чтобы раз и навсегда уточнить для себя сроки хранения, обратимся к первоисточникам. Итак, Налоговый кодекс РФ в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 требует от всех без исключения налогоплательщиков обеспечивать сохранность документов на протяжении четырёх лет. Причём хранить надо как документы, подтверждающие доходы и расходы предприятия, так и документы, подтверждающие уплату налогов, а также всю остальную бухгалтерскую и налоговую отчётность.

Закон о бухгалтерском учёте идет ещё дальше. В частности, в статье 29 ФЗ № 402 указывается, что храниться должны не только первичные документы, но и внутренняя документация компании, регулирующая организацию бухгалтерского учёта, то есть экономические стандарты, документы по учётной политике, документы, подтверждающие подлинность электронной подписи и т.д.

Что касается сроков, то этот федеральный закон формулирует свои требования к первичной документации как «не менее пяти лет после отчетного года». Для внутренних же регулирующих документов предписывается срок хранения не менее пяти лет после даты последнего использования данных документов. То есть, по сути, минимальный срок хранения составляет примерно шесть лет.

Минфин в своем письме № 03−02−07/1/21191 от 7 июня 3013 года подтверждает требования законодательства и подчёркивает, что если документы по какой-то причине были утрачены, то их необходимо восстановить и хранить не менее пяти лет после окончания отчётного года, чтобы по первому требованию предъявить всё необходимое налоговой инспекции. При этом ведомство ссылается как на требования статьи 29 ФЗ № 402, так и на Налоговый кодекс (пп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 89, п. 5 ст. 93, ст. 93.1 НК РФ).

Впрочем, свои требования к срокам хранения документов предъявляет не только Налоговый кодекс и закон о бухучёте, но и другие нормативные акты. Так, согласно Трудовому кодексу, документы, касающиеся несчастных случаев на производстве должны храниться 45 лет, а акты о профзаболеваниях – 75 лет. ФЗ № 212 о страховых взносах во внебюджетные фонды обязывает хранить документы обо всех перечислениях в течение 6 лет. Существуют определённые сроки хранения и узкопрофильных документов, применяющихся в различных отраслях деятельности.

В общем, прежде чем списать или уничтожить тот или иной документ, стоит потратить некоторое время и лишний раз уточнить требования к его хранению, а ещё лучше, организовать в своей компании вместительный архив. Ведь законы в России меняются часто, а вот документы восстанавливаются долго и трудно. Не создавайте себе проблем – храните документы бережно и как можно дольше.

Если у Вас скопились большие бухгалтерские архивы, Вы не знаете сколько нужно хранить документы или возникли проблемы в расчете зарплат для сотрудников предприятия, компания "Омега" предлагает оказание бухгалтерских услуг для всех заинтересованных фирм и предприятий.