Расчёт отпускных: считаем дни

На первый взгляд, расчёт отпускных не такая уж и сложная вещь. Для этого надо взять средний дневной заработок сотрудника и умножить его на то количество календарных дней, которые работнику предоставили для отпуска. Увы, в реальной жизни сразу же возникает множество нюансов, которые обязательно надо учесть, чтобы ни в коем случае не ошибиться с размером отпускных.

Определение расчётного периода для начисления отпускных

Требования к расчёту всех необходимых данных для определения размера отпускного пособия прописаны в Трудовом кодексе РФ и уточнены в Постановлении Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 г. Так, исходя из положений этих нормативных актов, расчётным для начисления отпуска считается период в 12 календарных месяцев, предшествующих данному событию. Причём, календарным считается полный месяц с первого по последнее число.

Это значит, что:

• Если сотрудник отработал весь год и собрался уйти в отпуск, например, с 5 августа 2013 года, то расчётным периодом для начисления отпускных станет период 1.08.2012 – 31.07.2013 г.

• Если сотрудник отработал менее года, то расчёт ведётся с даты его устройства на работу до окончания месяца, предшествующего отпускному. Например, сотрудник устроился в компанию 15 апреля 2013 года, а отпуск ему предоставили с 15 июля 2013 года. Тогда расчётный период составит 15.04.2013 – 30.06.2013 г.

• Если сотрудник отработал в компании менее месяца, то отпуск рассчитывается, исходя из количества реально отработанных дней. Например, человек устроился на работу 8 июля 2013 г., а в отпуск его отпустили с 29 июля. Тогда расчётным периодом будет 8.07.2013 – 28.07.2013 г.

• Если сотрудник фактически не работал в предыдущие 12 месяцев, например, находился на длительном лечении, в декретном отпуске и т.п., то расчётным временем считается предшествующий аналогичный период. То есть, если молодая мама, выйдя из декретного отпуска 8 июля 2013 года, захочет сразу взять отпуск, то расчётным периодом для начислений станет с 01.02.2011 – 31.01.2012 г., то есть за календарный год до её ухода в декретный отпуск.

Определение фактически отработанного сотрудником времени

Следующий шаг – определение фактически отработанного сотрудником времени, исчисляемого в днях. Законодатели установили, что среднемесячное число календарных дней составляет 29,4 дн. Также в Постановлении Правительства № 922 (п. 5) указано, что из расчётного периода должно быть исключено время, когда сотрудник:

• находился на больничном и получал пособие по безработице;

• использовал установленные законом дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом;

• получал пособие по беременности и родам;

• не мог выполнять свои служебные обязанности по вине работодателя или по независящим от работника и работодателя причинам;

• находился вне рабочего места с сохранением среднего заработка, например, был в командировке, оплачиваемом или не оплачиваемом отпуске, был направлен на курсы повышения квалификации с отрывом от работы и т.д. (все предусмотренные законодательством ситуации, кроме перерывов для кормления ребёнка);

• освобождался от работы по инициативе работодателя (в соответствии с положениями ТК РФ), причём независимо от того, сохранялся за ним полный или частичный заработок или нет.

Для иллюстрации расчёта фактически отработанного времени рассмотрим ситуацию

Работник устроился на работу 15 октября 2012 года и написал заявление на отпуск с 24 июня 2013 года. За это время он:

• брал административные дни (без сохранения зарплаты) с 14 по 16 января;

• находился в командировке с 18 по 22 февраля;

• болел и получал пособие по временной нетрудоспособности с 27 мая по 2 июня.

В результате расчёт будет выглядеть следующим образом:

Расчётный период – 15.10.2012-31.05.2013 г. Из них 7 месяцев полных (по 29,4 дн. каждый) + 17 дней (октябрь 2012 г.) – 3 дня (административный) – 5 дней (командировка) – 5 дней (больничный, в расчётном периоде) = 222,8 дн. – 13 дн. = 209,8 дн.

То есть для начисления отпускного пособия фактически отработанное время составит 209, 8 дней. Далее остаётся рассчитать фактически начисленную заработанную плату за этот период, чтобы вычислить средний дневной заработок и, собственно, само пособие.

Если у Вас столкнулись с проблемой расчета отпускных для своих сотрудников, Вы можете воспользоваться консультационной помощью компании "Омега", мы оказываем бухгалтерские услуги в полном обьеме.